Pour intégrer efficacement un nouveau formateur, qu'il soit salarié ou indépendant, il est crucial de ne pas négliger le processus d'onboarding. Assurez-vous de transmettre vos valeurs, d'évaluer les compétences techniques, de préparer la mission en amont, et de fournir toutes les ressources nécessaires. Un bon accueil et l'assignation d'un référent facilitent l'intégration, tandis que l'évaluation continue et les bilans réguliers assurent une collaboration fructueuse. OForm propose un accompagnement complet pour optimiser ces étapes et répondre aux exigences Qualiopi.
Tous les organismes de formation ont besoin, à un moment ou à un autre, d'intégrer un nouveau formateur. Qu'il soit salarié ou indépendant, l'intégration d'un formateur est un processus crucial qui ne doit pas être négligé. Même un formateur expert dans son domaine peut rencontrer des difficultés s'il n'est pas correctement accompagné, ce qui peut nuire à la mission et créer une mauvaise expérience pour le formateur comme pour les apprenants. Une expérience négative incite souvent les formateurs à éviter de collaborer à nouveau avec l'organisme de formation. L'intégration d'un formateur indépendant est donc une étape clé pour assurer la stabilité d'une collaboration future.
Bien que les formateurs indépendants soient souvent dotés de talents d'adaptabilité, d'agilité et de réactivité, les intégrer au sein de votre organisme optimise la réussite de leur mission de formation. Organiser une journée d'intégration avec d'autres formateurs ou des sessions de visioconférence individuelles ou en groupe peut les aider à s'approprier les informations de base concernant votre organisme. Cela leur permet de mieux représenter votre organisme lors des futures missions programmées. Dans cet article, nous vous proposons une série de conseils pour favoriser une collaboration harmonieuse, de l'onboarding au suivi, jusqu'à la clôture de la mission de formation.
L’onboarding est la période qui s'écoule entre la sélection d'un formateur indépendant pour une mission et le début de sa session de formation. C'est une étape cruciale qui permet au nouveau formateur de recevoir toutes les ressources et directives nécessaires à la réussite de sa mission.
Chaque organisme de formation possède sa propre ligne directrice, sa philosophie et ses valeurs, qui constituent la culture de l'entreprise. Ces éléments sont essentiels pour attirer les bons collaborateurs.
Un onboarding réussi commence par une introduction chaleureuse au sein de l’équipe. Prévoyez une rencontre d'accueil incluant une présentation des membres clés de l’organisme. Un environnement accueillant facilite l’intégration du formateur, l’aidant à se sentir rapidement à l’aise.
En présentant clairement vos valeurs, vous vous assurez d'attirer des formateurs partageant les mêmes principes et motivés par des objectifs communs.
Communiquer l’organigramme au formateur indépendant lui permet d'identifier les interlocuteurs clés, optimisant ainsi son efficacité. C'est aussi une opportunité pour le formateur de mieux connaître les différentes actions de formation de l'organisme et son secteur d'activité privilégié. Même si vous sollicitez la base de données de formateurs OForm de manière ponctuelle, le partage de la culture et des valeurs de l'entreprise reste essentiel.
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La vérification des compétences techniques est un aspect crucial lors de la sélection d'un formateur. Un bon formateur doit maîtriser non seulement le contenu qu'il enseigne, mais aussi les méthodes pédagogiques adaptées aux besoins spécifiques des apprenants. Lors de l'intégration, il est essentiel de fournir au formateur un accès à toutes les ressources pédagogiques disponibles et de l'informer des méthodes d'évaluation en vigueur.
En matière de mobilisation des compétences et qualifications, l'indicateur Critère 6 du référentiel Qualiopi stipule que l'organisme de formation doit s'assurer que les formateurs possèdent les compétences, les qualifications et l'expérience nécessaires pour dispenser les actions de formation. Ce critère inclut l’évaluation des compétences des formateurs et la vérification de leurs qualifications, ainsi que la mise en place d’un processus d'intégration adéquat. Il est également crucial de vérifier la capacité du formateur à personnaliser ses enseignements et à s'adapter à un public diversifié. Lors de vos échanges, n'hésitez pas à lui demander comment il s'assure que chacun progresse à son rythme.
Il est primordial de fournir, avant le début de la mission, toutes les informations nécessaires à son bon déroulement. Pour ce faire, OForm a mis en place une fiche de mission sur laquelle doivent être indiqués tous les éléments de contact et les contraintes spécifiques. Cela permet au formateur de se préparer de manière optimale. Cette fiche rappelle également le cadre de la mission, le nombre d’apprenants et la personne à contacter sur place, si besoin. Ce sont des points clés qui déterminent le succès de la collaboration entre le formateur et l’organisme de formation. En respectant les indicateurs 23 et 24 de Qualiopi, l’organisme de formation s'assure que les formateurs disposent des informations nécessaires pour réaliser leurs missions.
Assurez-vous que toutes les ressources nécessaires à la mission (supports pédagogiques, accès aux outils numériques, documents administratifs, etc.) soient prêtes et disponibles dès l’arrivée du formateur.
Les outils utilisés dans le secteur de la formation varient selon les méthodes pédagogiques des formateurs. Il est donc important de discuter de ces outils lors de l'onboarding, surtout si l'organisme de formation souhaite que certains outils spécifiques soient utilisés pour la validation des acquis, comme des mallettes pédagogiques ou des QCM. L'onboarding est l'occasion de présenter, expliquer et faire tester la maîtrise de certains outils numériques que le formateur devra utiliser.
La fiche de mission réalisée par OForm permet de lister ces différents éléments. De plus, OForm accompagne les formateurs et transmet toutes les informations nécessaires lors de l’onboarding, pour les abonnements premium. Notre objectif est de mettre en place votre processus d’intégration des formateurs indépendants, en respectant les critères Qualiopi liés à l'intégration et au suivi des formateurs.
Pour une intégration réussie, il est utile d’assigner un référent ou point de contact aux formateurs. Ce référent sera responsable de guider le formateur, de répondre à ses questions, et de faciliter le bon déroulement de la mission de formation.
Le formateur doit être encouragé à fournir des feedbacks sur son expérience d’intégration et sur le déroulé de la session de formation. C’est pour cela que OForm a mis en place sur sa plateforme un questionnaire de fin de session destiné à l'organisme de formation, permettant ainsi une amélioration continue du processus d’onboarding. L’analyse régulière de ces retours, ainsi que la tenue de réunions internes sur ces sujets, est primordiale.
Après quelques semaines ou mois, il est essentiel d'évaluer l’efficacité de l'intégration du formateur. Planifiez des échanges réguliers avec le formateur pour discuter de son intégration, de ses progrès, et des défis qu’il pourrait rencontrer. Ces échanges permettent d’ajuster le processus d’intégration en conséquence. C’est également l'occasion pour l’organisme de formation de faire un retour au formateur sur la base des feedbacks des apprenants des différentes sessions de formation.
Enfin, une session de feedback formelle, organisée une fois par an, permet de faire le point sur les compétences du formateur, ses succès et les domaines à améliorer. Cela constitue une base solide pour définir des objectifs de développement professionnel à long terme, en s’assurant que le formateur continue de grandir et de contribuer positivement à l’organisme.
Intégrer un nouveau formateur ne se résume pas à évaluer ses compétences techniques ou son expérience. C’est un processus complexe qui nécessite préparation, communication et attention aux détails. En suivant ces étapes clés, vous garantissez non seulement une intégration en douceur pour le formateur, mais aussi une amélioration continue de la qualité de vos formations. Un bon recrutement et une intégration réussie sont essentiels pour maintenir la réputation et l'efficacité de votre organisme de formation.
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L'ensemble de ces recommandations, pourtant essentielles à une bonne collaboration entre formateurs indépendants et organismes de formation, ne sont pas toujours mises en place, souvent faute de temps. C’est pourquoi OForm propose, dans son offre premium, de prendre en charge l’optimisation du processus de sélection, d’onboarding et de suivi des formateurs indépendants. Nous nous chargeons de recueillir vos valeurs, vos processus existants, et vos modes de fonctionnement, pour créer un processus spécifique pour votre organisme, vous permettant ainsi de répondre aux exigences du référentiel Qualiopi.